“Hey, Guten Morgen! Wie war Dein Wochenende? Schön? Prima – Hast Du kurz fünf Minuten für mich? …”. Montagmorgen und kaum hat man die Bürotür aufgemacht und seine Jacke aufgehängt, hat sich die eigene To-do-Liste schon beträchtlich verlängert. Mit Sicherheit stimmen Sie mir zu, wenn ich den Eindruck teile, dass unsere Arbeitswelt einfach immer schnelllebiger wird und immer mehr Aufgaben mit immer knapperen Zeitbudgets bewältigt werden wollen. Man wünschte sich mit Blick auf die eigene Produktivität eine Art “magische To-do-Liste” herbei, die Aufgaben automatisch sammelt und priorisiert.

Mit Blick in die arbeitspsychologische Forschung zeigt sich, dass es so eine “magische To-do-Liste” (noch nicht) gibt. Was es aber durchaus gibt sind clevere Tricks, die uns dabei helfen, unsere Zeit sinnvoll einzuteilen, um Aufgaben effektiv in kurzer Zeit zu erledigen und so in unserer hochgetakteten Arbeitswelt Schritt zu halten. In diesem Blogartikel möchte ich Ihnen zwei einfache, aber wirksame Techniken des Selbst- und Zeitmanagement vorstellen, die Ihnen in der Strukturierung Ihres Arbeitsalltags einen echten Mehrwert bringen können.

Verhalten steuern und der Zeit einen Schritt voraus sein

Was bedeuten nun die Begriffe “Selbstmanagement” und “Zeitmanagement”? Selbstmanagement beschreibt die Fähigkeit, das eigene Verhalten aktiv zu steuern. Es geht darum, die Kontrolle über die eigenen Gedanken und Emotionen zu behalten, um effizient und fokussiert zu bleiben und eigene Ziele zu erreichen. Dabei spielt der Umgang mit Hürden oder Widerständen eine wichtige Rolle: Nach einer schlaflosen Nacht und einem anstrengenden Arbeitsweg gelingt es Ihnen, zwei unangenehme Aufgaben zu erledigen, die Sie lange aufgeschoben und für genau diesen Tag geplant haben? Dann waren Sie in Ihrem Selbstmanagement wohl erfolgreich!

Wichtig: Selbstmanagement bezieht sich auf Dinge, die wir selbst beeinflussen können – zum Beispiel, ein Ziel zu erreichen, das wir dringend angehen wollen. Oft liegt der Schlüssel darin, Ressourcen zu erschließen und mit den eigenen Fähigkeiten zu einer Lösung zu finden. Natürlich gibt es immer wieder Situationen, in denen unser Spielraum begrenzt ist, etwa bei engen Deadlines. In solchen Fällen hilft es, den Fokus auf das Zeitmanagement zu legen und Wege zu finden, innerhalb der gegebenen Rahmenbedingungen bestmöglich zurechtzukommen.

Beim Zeitmanagement geht es darum, mehrere Ziele innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu erreichen. Es ist der Versuch, die verfügbare Zeit so sinnvoll und effizient wie möglich zu nutzen. Doch was bedeutet hier „effizient“? Für den einen bedeutet es, den Arbeitstag mit einer klaren Struktur zu füllen; für den anderen heißt es, spontane Pausen und kreative Freiräume zuzulassen, um neue Ideen entstehen zu lassen. Effizienz ist also nicht in Stein gemeißelt, sondern hängt vom Kontext und persönlichen Zielen ab. Das sollten wir beim Zeitmanagement immer berücksichtigen.

Und damit kommen wir zurück zur „magischen To-do-Liste“. Zeit- und Selbstmanagement funktionieren nicht auf magische Weise. Wir müssen uns mit Techniken und Strategien auseinandersetzen und selbst herausfinden, welche Ansätze gut zu uns und unserem Arbeitsalltag passen.

Die Bedeutung von Zeitmanagement in der modernen Arbeitswelt

Wie hilft uns Zeitmanagement? Wir sind ständig von einer großen Menge an Informationen umgeben. Diese Datenflut kann schnell zu einem Überforderungsgefühl führen – unsere Leistung nimmt entsprechend ab, unser Stressempfinden steigt, und unsere Gesundheit sowie Zufriedenheit leiden darunter. Für mehr Infos zum Thema “Informationsüberflutung” kann ich Ihnen Folge #29 in unserem Podcast “New Work Meets Science” ans Herz legen. Doch soviel vorab: Wir sind der Flut an Informationen und Aufgaben nicht hilflos ausgeliefert. Es gibt wirksame Strategien, die uns helfen können, unsere Zeit effizient zu nutzen und Überforderung zu vermeiden. Wichtig ist dabei, dass man das für sich passende System findet – denn jeder arbeitet und denkt anders.

Eine für mich besonders bewährte Methode, die Sie auch ausprobieren können, ist die ALPEN-Methode.

Der Name steht für fünf einfache Schritte:

A = Aufgaben aufschreiben: Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie an diesem Tag erledigen möchten. Das hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.

L = Länge der einzelnen Aufgaben schätzen: Schätzen Sie, wie lange Sie für jede Aufgabe brauchen werden. Diese Einschätzung hilft Ihnen, realistische Erwartungen an Ihren Tag zu setzen und Prioritäten zu erkennen.

P = Pufferzeiten einplanen: Planen Sie Zeitpuffer für unerwartete Ereignisse oder Verzögerungen ein. Das reduziert den Stress, falls mal etwas länger dauert als erwartet.

E = Entscheidungen über Prioritäten treffen: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und entscheiden Sie, welche am wichtigsten sind. Welche Aufgaben müssen unbedingt heute erledigt werden, und welche können warten oder delegiert werden?

N = Nachkontrolle: Am Ende des Tages sollten Sie überprüfen, was Sie erreicht haben und was noch offen ist. So können Sie die Planung für den nächsten Tag besser gestalten, sich kontinuierlich verbessern und sich stolz und ruhig auf den Feierabend freuen.

Die Bedeutung von Selbstmanagement in der modernen Arbeitswelt

Zahlreiche Studien (Eine Auswahl s.u.) zeigen, dass die Anwendung von Selbstmanagement-Techniken langfristig Stress und Ängste im Arbeitsalltag reduziert. Gleichzeitig wird die intrinsische Motivation von Beschäftigten gesteigert, Wohlbefinden verbessert und die berufliche Leistung erhöht.

Wichtig zu wissen: Selbstmanagement ist keine reine Willenssache. Es gibt auch hier bewährte Strategien und Methoden, die dabei helfen, Ziele konsequenter zu verfolgen. Die Kunst liegt darin, das passende Tool zu finden, das den eigenen Alltag optimal unterstützt.

Eine für mich besonders wirkungsvolle Strategie, die Sie auch ausprobieren können, ist das Einbinden des sozialen Netzwerks.

Warum funktioniert das? Ganz einfach, es schafft Verbindlichkeit. Plötzlich müssen Sie Ihren Fortschritt oder Nicht-Fortschritt nicht mehr nur vor sich selbst rechtfertigen, sondern auch vor Kollegen oder Freunden. So entsteht ein positiver sozialer Druck, der dafür sorgt, dass Sie eher an der Aufgabe dranbleiben und sie nicht aufschieben. Gehen Sie also folgendermaßen vor:

Erzählen Sie von Aufgaben: Sprechen Sie mit Kollegen oder Freunden darüber, was Sie erreichen möchten. Legen Sie den Fokus auf das Positive, sprechen Sie davon, was sich alles zum Guten verändern wird, wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben. Allein das Aussprechen kann dazu führen, dass Sie mit mehr Motivation und Fokussiertheit am Ball bleiben. Gleichzeitig können Kollegen und Freunde unterstützen, wenn Sie sich mit Problemen konfrontiert sehen und wichtige Ressourcen zur Verfügung stellen.

Arbeiten Sie parallel: Setzen Sie sich mit jemandem zusammen, der ebenfalls an einer Aufgabe arbeitet – sei es im Büro oder im Homeoffice per Video-Call. Soziale Eingebundenheit ist ein menschliches Grundbedürfnis – Es arbeitet sich oft besser unter Gleichgesinnten. Durch gemeinsames Arbeiten und gelegentlichen Austausch können Sie und Ihre Kollegen sich gegenseitig helfen, Aufgaben konsequent zu Ende zu bringen und Ziele zu erreichen.

Erledigen Sie Aufgaben gemeinsam: Gehen Sie bei Bedarf über das parallele Arbeiten an verschiedenen Aufgaben hinaus: Erledigen Sie Aufgaben gemeinsam! In einfachen, repetitiven Tätigkeiten hilft uns das soziale Miteinander, nicht die Motivation zu verlieren. In komplexen, diffusen Aufgaben können Sie sich in kreativen Ideen und auch in inhaltlichem Wissen gewinnbringend ergänzen.

Zeit- und Selbstmanagement souverän anwenden lernen

Lernen Sie, die richtigen Selbst- und Zeitmanagementtechniken zu finden und souverän in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren: Im BlackBox/Open Selbst- und Zeitmanagementtraining finden Sie Ihre ganz persönliche “magische To-do-Liste”! Entwickeln Sie unter kompetenter fachlicher Anleitung erfolgswirksame psychologische Kompetenzen, erkennen Sie Ihre Stärken und lernen Sie die richtigen Methoden kennen, um in unserer schnellebigen Arbeitswelt langfristig gesund und leistungsfähig zu bleiben!

Literatur

Frayne, C. A., & Geringer, J. M. (2000). Self-management training for improving job performance: A field experiment involving salespeople. Journal of applied psychology, 85(3), 361.

Frayne, C. A., & Latham, G. P. (1987). Application of social learning theory to employee self-management of attendance. Journal of applied psychology, 72(3), 387.

Graf, B., & Antoni, C. H. (2023). Drowning in the flood of information: a meta-analysis on the relation between information overload, behaviour, experience, and health and moderating factors. European Journal of Work and Organizational Psychology, 32(2), 173-198.

Kleinmann, M., & König, C. J. (2018). Selbst-und Zeitmanagement (Vol. 38). Hogrefe Verlag GmbH & Company KG.

Weisweiler, S., Dirscherl, B. & Braumandl, I. (2013). Zeit- und Selbstmanagement. Ein Trainingsmanual – Module, Methoden, Materialien für Training und Coaching. Arbeitsmaterialien im Web. Berlin: Springer.