Motivationsdiagnostik im Team: eine Anleitung

Motivationsdiagnostik im Team: Motivationsprobleme erkennen und lösen

Schon Motivation zu verstehen ist oft eine Herausforderung. Noch herausfordernder aber ist es, zu erkennen, warum sie fehlt. In diesem Artikel möchte ich Ihnen deshalb eine Art Schritt-für-Schritt-Guide an die Hand geben, um mit präziser Motivationsdiagnostik im Team Motivationsprobleme zu erkennen und zu lösen. Aber immer der Reihe nach …

Sie sind Führungskraft? Dann kennen Sie mit Sicherheit die folgende Situation: Mitarbeitende wirken müde und unmotiviert, Projekte stagnieren, und jeder noch so gute Vorsatz verpufft wirkungslos in Ratlosigkeit und Frustration. Diagnose? Unklar. Rastlosigkeit macht sich breit, Lösungen müssen her, und der erste Reflex ist, Schnellschuss-Maßnahmen zu finden, um die Motivation der Teammitglieder kurzfristig anzuheizen. Dann werden „Motivations-Weeklys“ eingeführt, kurzfristig Teamevents aus dem Boden gestampft oder Return-to-Office-Policies diskutiert. Wenig später dann die Erkenntnis: Es hat sich kaum etwas geändert. Warum scheitern auch gutgemeinte Ansätze zur Steigerung von Motivation häufig? Weil das eigentliche Problem nicht mit systematischer Motivationsdiagnostik erfasst wurde …

Motivationsdiagnostik verstehen mit der Motivation Process Theory

Genau hier setzt die Motivation Process Theory von Robert Pritchard, einem der renommiertesten Arbeitspsychologen und Managementforscher unserer Zeit, an. Sie hilft Führungskräften und Personalverantwortlichen, mit gezielter Motivationsdiagnostik und gezielten Maßnahmen zu ergreifen. Die Theorie betrachtet Motivation als logisch nachvollziehbaren Prozess. Grob zusammengefasst: Wir verwenden Energie, um unsere Bedürfnisse zu befriedigen. Stellen Sie sich vor, die Energie fließt aus Ihrem inneren Energiespeicher hin zu Ihren Bedürfnissen, die Ihre Energiereserven anziehen wie ein Magnet. Den Weg zwischen Energiespeicher und Bedürfnissen versteht Pritchard als Motivationsprozess.

Der Motivationsprozess basiert auf vier Kernelementen, die miteinander verbunden sind:

Als erstes geschieht die Handlung (Action): Welche konkreten Aktivitäten führt ein Mitarbeitender aus? Was tun Beschäftigte? Haben sie die nötigen Ressourcen und das Know-how, um die Handlungen auszuführen?

Auf Handlungen folgen Ergebnisse (Results): Welche Ergebnisse erwarten die Beschäftigten von ihren Handlungen? Was ist die direkte Konsequenz der Handlung?

Auf Ergebnisse folgt also eine Bewertung (Evaluation): Wie bewerten die Mitarbeitenden die erzielten Ergebnisse? Sind sie zufrieden, enttäuscht oder gar gelangweilt? Kann etwas aus dem Getanen gelernt werden?

Bewertungen stehen in direkter Verbindung mit der letzten Motivationskomponente, den Folgen und der Bedürfnisbefriedigung (Outcomes & Needs Satisfaction): Welche persönlichen Bedürfnisse werden durch diese Ergebnisse befriedigt? Bekomme ich wertschätzendes Feedback, komme ich in meiner persönlichen Entwicklung voran, trage ich zu wichtigen organisationalen Zielen bei? Oder auch ganz banal: Fühlt sich das Ergebnis gut an?

Kurz gesagt: Motivation entsteht, wenn Mitarbeitende überzeugt sind, dass ihre Handlungen zu sinnvollen Ergebnissen führen, die wiederum ihre persönlichen Bedürfnisse befriedigen. Die Verbindungen zwischen den einzelnen Komponenten sind hier entscheidend. Wenn zum Beispiel die Verbindung zwischen Handlung und Ergebnis schwach ist, wissen Mitarbeitende nicht, wie viel Energie sie aufwenden sollten, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Es ist unklar, ob mit einer gewissen Handlung ein bestimmtes Ergebnis erzielbar ist und wenn ja, wie hoch der persönliche Einsatz ausfallen muss. Die Verbindung „Handlung – Ergebnis“ ist schwach – und wir haben potenziell ein Motivationsproblem.

Motivation nachvollziehen: Motivationsdiagnostik im Team verstehen

Die Diagnose ist entscheidend, um gezielt Maßnahmen zur Motivationssteigerung einzuleiten. Sie besteht darin, gezielt Fragen entlang der vier Kernelemente der Motivation Process Theory zu stellen, um zu erfahren, wie stark die Verbindungen zwischen den Elementen sind. Sind die Antworten auf die Fragen unklar oder werden sie mit Nein beantwortet, so haben wir potenziell ein Motivationsproblem identifiziert.

Handlung-Ergebnis-Verbindung prüfen: Weiß der Mitarbeitende, was genau erwartet wird? Ist das Ergebnis messbar? Sind die nötigen Ressourcen vorhanden und nutzbar, um das Ergebnis zu erzielen?
Ergebnis-Bewertung-Verbindung analysieren: Erhält der Mitarbeitende ausreichendes, bedrohungsfreies, konstruktives und klares Feedback über seine Ergebnisse? Weiß er, ob seine Leistung gut genug ist? Ist klar, was eine gute Leistung ist?
Bewertung-Folgen-Verbindung ermitteln: Sind dem Mitarbeitenden die Konsequenzen seiner Leistung klar? Gibt es eine erkennbare Verbindung zwischen Leistung und Belohnung bzw. Anerkennung? Treten die Konsequenzen tatsächlich ein?
Folgen-Bedürfnis-Verbindung klären: Erfüllen die erhaltenen Belohnungen tatsächlich die Bedürfnisse des Mitarbeitenden? Kennt die Führungskraft die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden ausreichend?

Praxisbeispiel: Motivationsdiagnostik bei Teamleiterin Anne

Anne ist seit drei Jahren Teamleiterin in einem mittelständischen Unternehmen. Ihr Team besteht aus fünf Mitarbeitenden, mit denen sie bislang gut zusammengearbeitet hat. Doch in den letzten Wochen hat sich die Dynamik verändert. Die Energie ist raus, Besprechungen verlaufen schleppend, wichtige Aufgaben ziehen sich. Ein Kollege bringt es schließlich auf den Punkt: „Ich weiß gar nicht mehr, was wir eigentlich erreichen wollen.“ Für Anne ist das ein Weckruf.

Zunächst versucht sie, mit mehr Präsenz gegenzusteuern. Sie bringt sich stärker in die operative Arbeit ein, ist häufiger im Büro, gibt mehr Rückmeldung. Doch die Wirkung bleibt aus. Das Engagement steigt nicht, im Gegenteil. Anne merkt, dass punktuelle Maßnahmen nicht ausreichen. Sie beschließt, systematischer hinzusehen.

In Einzelgesprächen mit ihrem Team geht sie den Dingen auf den Grund. Sie stellt gezielte Fragen, hört zu und erkennt Muster. Viele Mitarbeitende wissen nicht genau, was von ihnen erwartet wird. Die Ziele sind zu unkonkret, Verantwortlichkeiten verschwimmen. Feedback wird kaum gegeben, weder positiv noch konstruktiv. Einige Teammitglieder haben in den letzten Monaten viel geleistet, fühlen sich aber nicht gesehen. Andere sind frustriert, weil ihr Einsatz folgenlos bleibt. Es gab weder Lob noch Entwicklungsperspektiven. Besonders deutlich wird Anne, dass sie kaum weiß, was ihre Mitarbeitenden eigentlich antreibt. Was ihnen wichtig ist, was sie motiviert, was ihnen fehlt.

Was zunächst vage begann, liegt nun offen auf dem Tisch. Es fehlt nicht an Motivation, sondern es fehlt an Klarheit, Orientierung, Anerkennung und echter Anschluss an persönliche Bedürfnisse. Anne setzt genau dort an. In den nächsten Wochen formuliert sie gemeinsam mit dem Team konkrete Ziele. Sie schafft regelmäßige Feedbackformate, achtet auf Sichtbarkeit und Wertschätzung von Leistung. Und sie beginnt, ihre Mitarbeitenden nicht nur als Funktionsträger zu sehen, sondern als Menschen mit ganz eigenen Motiven, Stärken und Entwicklungswünschen.

Nach und nach ändert sich die Stimmung. Gespräche werden wieder lebendiger, Ideen entstehen, Verantwortung wird übernommen. Anne weiß: Das war kein Schnellschuss, sondern der Beginn eines echten Verständnisses dafür, was Motivation im Arbeitsalltag braucht – und wie man ihr systematisch den Weg bereitet.

Checkliste: Motivationsdiagnostik im Team richtig durchführen

Handlungen klären: Was soll getan werden?

Ergebnisse definieren: Welche Resultate werden erwartet?

Feedback sicherstellen: Wie und wann gibt es Rückmeldung?

Konsequenzen aufzeigen: Welche Folgen haben die Ergebnisse?

Bedürfnisse erfragen: Welche Bedürfnisse haben Ihre Mitarbeitenden?

Motivationsprobleme beheben: Tipps zur Motivationssteigerung im Team

Möchten wir Motivationsprobleme beheben oder Motivation steigern, so müssen wir die Verbindungen zwischen den Komponenten der Motivation Process Theory entweder herstellen oder stärken.

Die Handlung–Ergebnis-Verbindung lässt sich verbessern, indem wir Mitarbeitende gut ausbilden, Ressourcen bereitstellen, Schulungen durchführen, Partizipation fördern und klare Verantwortlichkeiten schaffen.
Trainer und Führungskräfte können die Ergebnis–Evaluation-Verbindung stärken, indem sie verdeutlichen, welche Ergebnisse wichtig sind, und regelmäßiges, konstruktives Feedback etablieren.
Gleichberechtigte Behandlung von Mitarbeitenden, zeitliche Stabilität im Prämiensystem und variable Entlohnungsmodelle tragen dazu bei, die Evaluation–Folgen-Verbindung stabil zu halten.
Zu guter Letzt müssen Führungskräfte herausfinden, was die tatsächlichen Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden sind. Es gilt also zu verstehen, was den einzelnen wirklich wichtig ist. Geld spielt bei der Bedürfnisbefriedigung oft eine kleinere Rolle, als angenommen.

Von Diagnose zu nachhaltiger Motivation

Motivation nachhaltig zu steigern bedeutet nicht, kurzfristig zu motivieren, sondern systematisch vorzugehen. Wenn Führungskräfte Motivationsdiagnostik nach der Motivation Process Theory durchführen, können sie Probleme gezielt identifizieren und genau dort ansetzen, wo Veränderungen wirklich wirken. So schaffen Sie eine langfristig motivierte, zufriedene und leistungsfähige Belegschaft.

Quellen:

Pritchard, R. & Ashwood, E. (2008). Managing motivation. In Routledge eBooks. https://doi.org/10.4324/9780203888346

Pritchard, R. D., Weaver, S. J. & Ashwood, E. (2012). Evidence-Based productivity improvement. In Routledge eBooks. https://doi.org/10.4324/9780203180341