Motivation fördern mit ProMES®: Partizipatives Produktivitätsmanagement

Wer Motivation ernsthaft verstehen und fördern will, braucht ein präzises Modell – und die Bereitschaft, gängige Mythen zu hinterfragen. Die PA-Theorie von Pritchard & Ashwood bietet dafür einen wissenschaftlich fundierten, praxisnahen Ansatz: Sie beschreibt Motivation nicht als statische Eigenschaft, sondern als dynamischen Prozess, der sich aus dem Zusammenspiel von Energie, Handlung, Bewertung und Bedürfnisbefriedigung ergibt. In diesem Blogartikel möchte ich Ihnen die PA-Theorie kurz vorstellen und im zweiten Schritt mit ProMES® (Partizipatives Produktivitätsmanagement) ein Tool näherbringen, mit dem sich Motivation evidenzbasiert und wirksam fördern lässt. Ganz zum Schluss gibt’s als Sahnehäubchen noch ein paar populäre Motivationsmythen, die sich mit einem Blick in die psychologische Forschung ins Wanken bringen lassen … Aber immer der Reihe nach:

Motivation: Der Prozess hinter ProMES®

Im Kern geht die PA-Theorie davon aus, dass Menschen ihre verfügbaren Ressourcen – Zeit, Energie, Aufmerksamkeit – auf Tätigkeiten verteilen, von denen sie sich die größte Bedürfnisbefriedigung versprechen. Diese Bedürfnisse sind individuell unterschiedlich ausgeprägt, sie reichen von Autonomie über soziale Eingebundenheit bis hin zum Erleben von Kompetenz (Ryan & Deci, 2000). Der Weg von der Handlung zur Motivation verläuft dabei über fünf eng miteinander verknüpfte Schritte:

1. Handlung – Was tue ich?
2. Ergebnis – Was kommt dabei heraus?
3. Bewertung – Wie wird dieses Ergebnis wahrgenommen?
4. Folgen – Welche Konsequenzen hat das für mich?
5. Bedürfnisbefriedigung – Wird dadurch ein persönliches Bedürfnis erfüllt?

Entscheidend ist: Nur wenn jede Verbindung zwischen diesen Elementen – die sogenannten Kontingenzen – stark ist, entsteht nachhaltige Motivation. Ist eine davon schwach oder unklar, gerät der ganze Prozess ins Wanken. ProMES® macht sich nun als partizipatives Produktivitätsmanagementsystem die Verknüpfungen zwischen diesen Verbindungen zunutze, um Motivation wirksam zu fördern.

Was genau ist nun ProMES®, und warum fördert partizipatives Produktivitätsmanagement Motivation?

Der Name ProMES® klingt technisch (steht für Productivity Measurement and Enhancement System), doch dahinter steckt ein ganz menschlicher Gedanke: Menschen wollen dann gut arbeiten, wenn sie spüren, dass ihr Beitrag etwas bewirkt. ProMES® ist ein wissenschaftlich fundiertes System, das Teams dabei unterstützt, ihre Arbeit sichtbar sinnvoll zu gestalten – und genau deshalb produktiver zu werden. Entwickelt wurde es mit einem klaren Ziel: Leistung zu steigern, nicht durch Druck, sondern durch Sinn, Struktur und echtes Team-Engagement. Ein ProMES-System wird gemeinsam im Team entwickelt – und das ist kein Zufall. Genau hier liegt der Kern der Motivation mit ProMES®: Wer den Raum erhält, mitzudenken, Prozesse mitzugestalten und Ziele zu definieren, arbeitet hinterher motivierter und wirksamer (deshalb auch: „Partizipatives Produktivitätsmanagement“). Wie genau wird nun ein ProMES-System aufgesetzt?

Partizipatives Produktivitätsmanagement mit ProMES®: Schritt für Schritt in die Motivation

1. Ziele definieren: Was wollen wir als Team wirklich erreichen?

Im ersten ProMES®-Schritt schaut das Team gemeinsam auf seine Arbeit – und zwar nicht durch die Brille der Organisation, sondern durch die eigene:

• Was ist unser Beitrag zum großen Ganzen?
• Woran erkennen wir, dass wir gute Arbeit leisten?
• Welche Ziele sind für uns wirklich wichtig?

Das Ergebnis: eine Handvoll Kernziele, die für das Team Sinn ergeben. Nicht zu viele – und nur solche, bei denen man sagen kann: „Wenn wir das gut machen, dann bringt das richtig was.“

2. Indikatoren entwickeln: Woran merken wir, ob wir mit ProMES® auf dem richtigen Weg sind?

Jetzt wird’s konkret. Zu jedem Ziel wird ein Indikator gesucht – also eine messbare Größe, an der das Team selbst erkennen kann: Läuft’s oder läuft’s nicht?

Beispiel:
Wenn das Ziel „hohe Kundenzufriedenheit“ lautet, könnte der Indikator „Durchschnittliche Kundenbewertung“ sein.

Wichtig ist: Die Indikatoren müssen praxisnah, leicht messbar und beeinflussbar sein.

3. Bewertungsskalen festlegen: Wie viel bringt jede Verbesserung?

Hier kommt die Besonderheit von ProMES® ins Spiel: Statt nur zu sagen „mehr ist besser“ oder „Ziel erreicht – Haken dran“, wird für jeden Indikator eine Effektivitätsskala entwickelt.

Was heißt das?

• Für verschiedene Werte des Indikators wird festgelegt, wie nützlich das für das Team (und die Organisation) ist.
• Die Skala reicht von -100 (schädlich) bis +100 (maximaler Nutzen).
• Dadurch wird sichtbar: Welche Leistung bringt wie viel Wirkung?

Beispiel:
Ein Rückgang der Kundenbewertung von 4,8 auf 4,6 mag nach wenig klingen – aber vielleicht hat das große Auswirkungen. Die Skala zeigt: Nicht jeder Fortschritt zählt gleich viel – und genau das motiviert gezielter.

4. Motivierendes Feedback ermöglichen: Wo stehen wir gerade – und was lohnt sich als Nächstes?

Mit dem fertigen ProMES®-System kann das Team jetzt regelmäßig reflektieren:

• Wie entwickeln sich unsere Indikatoren?
• Welche Bereiche bringen gerade viel – und welche nicht?
• Wo lohnt es sich, Energie reinzustecken?

Das Feedback ist klar, verständlich und direkt an der Wirkung orientiert. Kein abstrakter KPI-Dschungel, sondern ein System, das sagt: „Wenn ihr hier besser werdet, bringt das richtig viel!“

Partizipatives Produktivitätsmanagement nach Robert Pritchard: Warum ProMES® wirkt

Mit ProMES® lässt sich Motivation nachhaltig fördern, indem die Elemente Handlung, Ergebnis, Bewertung, Folgen und Bedürfnisbefriedigung aus der PA-Theorie nach Pritchard und Ashwood (s.o.) sinnvoll miteinander verknüpft werden. Beschäftigte wollen mit ihren Handlungen positive und sinnvolle Ergebnisse erzielen, die ihrem Team oder ihnen selbst einen Gewinn bringen. Da Beschäftigte und Teams in ProMES® sowohl positiv besetzte Ziele, als auch Erfolgskriterien und Feedbacksysteme selbst (mit)entwickeln, können mit größtmöglicher Wahrscheinlichkeit Produktivitätsmanagementsysteme entstehen, die wirklich motivieren. Wesentliche Säulen, die ProMES wirksam machen, sind eine klare Zielorientierung, wirkungsvolles Feedback und echte Partizipation.

1. ProMES® beteiligt Beschäftigte an der Zielentwicklung

ProMES setzt auf präzise, messbare und partizipativ entwickelte Ziele, die für das ganze Team relevant sind. Ziele werden durch Bewertungsfunktionen quantifiziert und regelmäßig überprüft. Das schafft Verbindlichkeit – nicht durch Kontrolle, sondern durch Klarheit.

2. ProMES® sorgt für lösungsorientiertes Feedback

Regelmäßige Feedbackmeetings liefern nicht nur Kennzahlen, sondern fördern Reflexion, Austausch und strategisches Denken. Das Feedback bleibt teambezogen, lösungsorientiert und zielgerichtet. Das steigert nicht nur die Motivation, sondern auch die Selbstwirksamkeit.

3. ProMES® bindet Beschäftigte mit ein

Mitarbeitende sind nicht nur Ausführende, sondern aktive Mitgestaltende. Vom Zielentwicklungsprozess bis zur Feedbackdiskussion: ProMES lebt vom Mitdenken und Mitmachen. So wird nicht nur Leistung gefördert, sondern auch Verantwortung und Innovationskraft.

Laut Metaanalysen (Pritchard et al., 2008) steigert ProMES die Produktivität im Durchschnitt um über 1,4 Standardabweichungen – das sind deutlich messbare Verbesserungen, die schnell eintreten und nachhaltig wirken.

Lust, Ihr Team wirklich zu motivieren? Dann ist es Zeit für ProMES®!

ProMES®: Aufräumen mit populären Motivationsmythen

Der ein oder andere wird sich nun beim Lesen gefragt haben, wieso man sich die ganze Arbeit mit ProMES® überhaupt macht, wenn sich Motivation doch mutmaßlich auch ganz einfach mit mehr Geld oder – noch besser – psychischem Druck erhöhen lässt. Drei besonders verbreitete Mythen verdienen es, kritisch hinterfragt zu werden:

Mythos 1: „Mehr Geld = mehr Motivation“

Fakt: Geld kann kurzfristig anspornen, wirkt aber nur dann motivierend, wenn es als fair und leistungsbezogen empfunden wird. Ab einer gewissen Schwelle verliert es an Wirkung. Was dann zählt, sind Sinn, Entwicklungsperspektiven und soziale Anerkennung – so, wie es etwa vom ProMES®-System berücksichtigt wird. Wer nur mit Geld motiviert, bekommt auch nur Geld zurück – keine Begeisterung.

Quelle:
Deci, E. L., Koestner, R., & Ryan, R. M. (1999). A meta-analytic review of experiments examining the effects of extrinsic rewards on intrinsic motivation. Psychological Bulletin, 125(6), 627–668. https://doi.org/10.1037/0033-2909.125.6.627

Mythos 2: „Druck erhöht die Leistung“

Fakt: Unter akutem Stress lassen sich einfache Aufgaben vielleicht noch schnell erledigen – aber komplexes Denken, Kreativität und Lernfähigkeit leiden massiv. Dauerhafter Druck senkt Energie und Vertrauen. Menschen leisten mehr, wenn sie sich sicher, kompetent und eingebunden fühlen. Stress macht wach – aber nicht wirksam.

Quelle:
LePine, J. A., LePine, M. A., & Jackson, C. L. (2004). Challenge and hindrance stress: Relationships with exhaustion, motivation to learn, and learning performance. Journal of Applied Psychology, 89(5), 883–891. https://doi.org/10.1037/0021-9010.89.5.883

Mythos 3: „Motivation muss von innen kommen – sonst ist sie nichts wert.“

Fakt: Intrinsische Motivation ist großartig – aber nicht immer verfügbar.
Gute äußere Rahmenbedingungen wie klares Feedback, sinnvolle Ziele und faire Belohnungen können Motivation gezielt aktivieren und im Rahmen von ProMES® berücksichtigt werden. Menschen sind flexibler motivierbar, als oft gedacht. (Ryan & Deci, 2000) Intrinsisch ist ideal. Aber extrinsisch ist nicht böse.

Quelle:
Ryan, R. M., & Deci, E. L. (2000). Self-determination theory and the facilitation of intrinsic motivation, social development, and well-being. American Psychologist, 55(1), 68–78. https://doi.org/10.1037/0003-066X.55.1.68

Zum Weiter-Reinfuchsen in die PA-Theorie empfehle ich diesen Blogbeitrag meines Kollegen Hagen Urmetzer.

Wichtig zuletzt: Die Implementierung von ProMES® bedarf einer kompetenten Moderation mit tiefer fachlicher Expertise. Sie glauben gar nicht, was für zwischenmenschliche Dynamiken sich in so einem Teamprozess entwickeln können 😉 … Also: Für eine unverbindliche Erstberatung sprechen unser Team aus Arbeitspsychologinnen und Arbeitspsychologen jederzeit gerne an!

Motivationsdiagnostik im Team: eine Anleitung

Motivationsdiagnostik im Team: Motivationsprobleme erkennen und lösen

Schon Motivation zu verstehen ist oft eine Herausforderung. Noch herausfordernder aber ist es, zu erkennen, warum sie fehlt. In diesem Artikel möchte ich Ihnen deshalb eine Art Schritt-für-Schritt-Guide an die Hand geben, um mit präziser Motivationsdiagnostik im Team Motivationsprobleme zu erkennen und zu lösen. Aber immer der Reihe nach …

Sie sind Führungskraft? Dann kennen Sie mit Sicherheit die folgende Situation: Mitarbeitende wirken müde und unmotiviert, Projekte stagnieren, und jeder noch so gute Vorsatz verpufft wirkungslos in Ratlosigkeit und Frustration. Diagnose? Unklar. Rastlosigkeit macht sich breit, Lösungen müssen her, und der erste Reflex ist, Schnellschuss-Maßnahmen zu finden, um die Motivation der Teammitglieder kurzfristig anzuheizen. Dann werden „Motivations-Weeklys“ eingeführt, kurzfristig Teamevents aus dem Boden gestampft oder Return-to-Office-Policies diskutiert. Wenig später dann die Erkenntnis: Es hat sich kaum etwas geändert. Warum scheitern auch gutgemeinte Ansätze zur Steigerung von Motivation häufig? Weil das eigentliche Problem nicht mit systematischer Motivationsdiagnostik erfasst wurde …

Motivationsdiagnostik verstehen mit der Motivation Process Theory

Genau hier setzt die Motivation Process Theory von Robert Pritchard, einem der renommiertesten Arbeitspsychologen und Managementforscher unserer Zeit, an. Sie hilft Führungskräften und Personalverantwortlichen, mit gezielter Motivationsdiagnostik und gezielten Maßnahmen zu ergreifen. Die Theorie betrachtet Motivation als logisch nachvollziehbaren Prozess. Grob zusammengefasst: Wir verwenden Energie, um unsere Bedürfnisse zu befriedigen. Stellen Sie sich vor, die Energie fließt aus Ihrem inneren Energiespeicher hin zu Ihren Bedürfnissen, die Ihre Energiereserven anziehen wie ein Magnet. Den Weg zwischen Energiespeicher und Bedürfnissen versteht Pritchard als Motivationsprozess. 

Der Motivationsprozess basiert auf vier Kernelementen, die miteinander verbunden sind: 

• Als erstes geschieht die Handlung (Action): Welche konkreten Aktivitäten führt ein Mitarbeitender aus? Was tun Beschäftigte? Haben sie die nötigen Ressourcen und das Know-how, um die Handlungen auszuführen? 

• Auf Handlungen folgen Ergebnisse (Results): Welche Ergebnisse erwarten die Beschäftigten von ihren Handlungen? Was ist die direkte Konsequenz der Handlung? 

• Auf Ergebnisse folgt also eine Bewertung (Evaluation): Wie bewerten die Mitarbeitenden die erzielten Ergebnisse? Sind sie zufrieden, enttäuscht oder gar gelangweilt? Kann etwas aus dem Getanen gelernt werden?

• Bewertungen stehen in direkter Verbindung mit der letzten Motivationskomponente, den Folgen und der Bedürfnisbefriedigung (Outcomes & Needs Satisfaction): Welche persönlichen Bedürfnisse werden durch diese Ergebnisse befriedigt? Bekomme ich wertschätzendes Feedback, komme ich in meiner persönlichen Entwicklung voran, trage ich zu wichtigen organisationalen Zielen bei? Oder auch ganz banal: Fühlt sich das Ergebnis gut an? 

Kurz gesagt: Motivation entsteht, wenn Mitarbeitende überzeugt sind, dass ihre Handlungen zu sinnvollen Ergebnissen führen, die wiederum ihre persönlichen Bedürfnisse befriedigen. Die Verbindungen zwischen den einzelnen Komponenten sind hier entscheidend. Wenn zum Beispiel die Verbindung zwischen Handlung und Ergebnis schwach ist, wissen Mitarbeitende nicht, wie viel Energie sie aufwenden sollten, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Es ist unklar, ob mit einer gewissen Handlung ein bestimmtes Ergebnis erzielbar ist und wenn ja, wie hoch der persönliche Einsatz ausfallen muss. Die Verbindung „Handlung – Ergebnis“ ist schwach – und wir haben potenziell ein Motivationsproblem. 

Motivation nachvollziehen: Motivationsdiagnostik im Team verstehen

Die Diagnose ist entscheidend, um gezielt Maßnahmen zur Motivationssteigerung einzuleiten. Sie besteht darin, gezielt Fragen entlang der vier Kernelemente der Motivation Process Theory zu stellen, um zu erfahren, wie stark die Verbindungen zwischen den Elementen sind. Sind die Antworten auf die Fragen unklar oder werden sie mit Nein beantwortet, so haben wir potenziell ein Motivationsproblem identifiziert. 

1. Handlung-Ergebnis-Verbindung prüfen: Weiß der Mitarbeitende, was genau erwartet wird? Ist das Ergebnis messbar? Sind die nötigen Ressourcen vorhanden und nutzbar, um das Ergebnis zu erzielen? 
2. Ergebnis-Bewertung-Verbindung analysieren: Erhält der Mitarbeitende ausreichendes, bedrohungsfreies, konstruktives und klares Feedback über seine Ergebnisse? Weiß er, ob seine Leistung gut genug ist? Ist klar, was eine gute Leistung ist? 
3. Bewertung-Folgen-Verbindung ermitteln: Sind dem Mitarbeitenden die Konsequenzen seiner Leistung klar? Gibt es eine erkennbare Verbindung zwischen Leistung und Belohnung bzw. Anerkennung? Treten die Konsequenzen tatsächlich ein? 
4. Folgen-Bedürfnis-Verbindung klären: Erfüllen die erhaltenen Belohnungen tatsächlich die Bedürfnisse des Mitarbeitenden? Kennt die Führungskraft die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden ausreichend? 

Praxisbeispiel: Motivationsdiagnostik bei Teamleiterin Anne 

Anne ist seit drei Jahren Teamleiterin in einem mittelständischen Unternehmen. Ihr Team besteht aus fünf Mitarbeitenden, mit denen sie bislang gut zusammengearbeitet hat. Doch in den letzten Wochen hat sich die Dynamik verändert. Die Energie ist raus, Besprechungen verlaufen schleppend, wichtige Aufgaben ziehen sich. Ein Kollege bringt es schließlich auf den Punkt: „Ich weiß gar nicht mehr, was wir eigentlich erreichen wollen.“ Für Anne ist das ein Weckruf. 

Zunächst versucht sie, mit mehr Präsenz gegenzusteuern. Sie bringt sich stärker in die operative Arbeit ein, ist häufiger im Büro, gibt mehr Rückmeldung. Doch die Wirkung bleibt aus. Das Engagement steigt nicht, im Gegenteil. Anne merkt, dass punktuelle Maßnahmen nicht ausreichen. Sie beschließt, systematischer hinzusehen. 

In Einzelgesprächen mit ihrem Team geht sie den Dingen auf den Grund. Sie stellt gezielte Fragen, hört zu und erkennt Muster. Viele Mitarbeitende wissen nicht genau, was von ihnen erwartet wird. Die Ziele sind zu unkonkret, Verantwortlichkeiten verschwimmen. Feedback wird kaum gegeben, weder positiv noch konstruktiv. Einige Teammitglieder haben in den letzten Monaten viel geleistet, fühlen sich aber nicht gesehen. Andere sind frustriert, weil ihr Einsatz folgenlos bleibt. Es gab weder Lob noch Entwicklungsperspektiven. Besonders deutlich wird Anne, dass sie kaum weiß, was ihre Mitarbeitenden eigentlich antreibt. Was ihnen wichtig ist, was sie motiviert, was ihnen fehlt. 

Was zunächst vage begann, liegt nun offen auf dem Tisch. Es fehlt nicht an Motivation, sondern es fehlt an Klarheit, Orientierung, Anerkennung und echter Anschluss an persönliche Bedürfnisse. Anne setzt genau dort an. In den nächsten Wochen formuliert sie gemeinsam mit dem Team konkrete Ziele. Sie schafft regelmäßige Feedbackformate, achtet auf Sichtbarkeit und Wertschätzung von Leistung. Und sie beginnt, ihre Mitarbeitenden nicht nur als Funktionsträger zu sehen, sondern als Menschen mit ganz eigenen Motiven, Stärken und Entwicklungswünschen. 

Nach und nach ändert sich die Stimmung. Gespräche werden wieder lebendiger, Ideen entstehen, Verantwortung wird übernommen. Anne weiß: Das war kein Schnellschuss, sondern der Beginn eines echten Verständnisses dafür, was Motivation im Arbeitsalltag braucht – und wie man ihr systematisch den Weg bereitet. 

Checkliste: Motivationsdiagnostik im Team richtig durchführen 

Handlungen klären: Was soll getan werden? 

Ergebnisse definieren: Welche Resultate werden erwartet? 

Feedback sicherstellen: Wie und wann gibt es Rückmeldung? 

Konsequenzen aufzeigen: Welche Folgen haben die Ergebnisse? 

Bedürfnisse erfragen: Welche Bedürfnisse haben Ihre Mitarbeitenden? 

Motivationsprobleme beheben: Tipps zur Motivationssteigerung im Team 

Möchten wir Motivationsprobleme beheben oder Motivation steigern, so müssen wir die Verbindungen zwischen den Komponenten der Motivation Process Theory entweder herstellen oder stärken. 

• Die Handlung–Ergebnis-Verbindung lässt sich verbessern, indem wir Mitarbeitende gut ausbilden, Ressourcen bereitstellen, Schulungen durchführen, Partizipation fördern und klare Verantwortlichkeiten schaffen. 
• Trainer und Führungskräfte können die Ergebnis–Evaluation-Verbindung stärken, indem sie verdeutlichen, welche Ergebnisse wichtig sind, und regelmäßiges, konstruktives Feedback etablieren. 
• Gleichberechtigte Behandlung von Mitarbeitenden, zeitliche Stabilität im Prämiensystem und variable Entlohnungsmodelle tragen dazu bei, die Evaluation–Folgen-Verbindung stabil zu halten. 
• Zu guter Letzt müssen Führungskräfte herausfinden, was die tatsächlichen Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden sind. Es gilt also zu verstehen, was den einzelnen wirklich wichtig ist. Geld spielt bei der Bedürfnisbefriedigung oft eine kleinere Rolle, als angenommen. 

Von Diagnose zu nachhaltiger Motivation 

Motivation nachhaltig zu steigern bedeutet nicht, kurzfristig zu motivieren, sondern systematisch vorzugehen. Wenn Führungskräfte Motivationsdiagnostik nach der Motivation Process Theory durchführen, können sie Probleme gezielt identifizieren und genau dort ansetzen, wo Veränderungen wirklich wirken. So schaffen Sie eine langfristig motivierte, zufriedene und leistungsfähige Belegschaft. 

Quellen:  

Pritchard, R. & Ashwood, E. (2008). Managing motivation. In Routledge eBooks. https://doi.org/10.4324/9780203888346 

Pritchard, R. D., Weaver, S. J. & Ashwood, E. (2012). Evidence-Based productivity improvement. In Routledge eBooks. https://doi.org/10.4324/9780203180341